Service Logistics Forum

SLF blog deel II - Nieuws

13 december 2021

Het managen van nieuwe onderdelen

Nieuw voor Nieuw
 

Door: Rogier Zoun, Consultant Gordian Logistics Experts
In opdracht van TKI Dinalog en in samenwerking met het SLF, heeft Gordian Logistics Experts innovatieconcepten onderzocht en innovatiebladen gepubliceerd. Met behulp van nieuwe technieken is het mogelijk om de informatie, communicatie, uitvoering en data binnen een bedrijf te verrijken en verbeteren. Maar deze innovatieve oplossingen zijn niet voor alle problemen toepasbaar. Een uitdaging waar ik veel bedrijven mee zie stoeien is het omgaan met nieuwe artikelen. Er is weinig tot geen data beschikbaar, forecast methodes zijn dus onbruikbaar. We kunnen kijken naar innovaties, maar we moeten helaas concluderen dat deze technieken ons probleem niet direct gaan verhelpen. Als er geen enkele informatie bestaat is het lastig om deze te verrijken. De vraag die dan overblijft: Hoe gaan we om met het beheer van nieuwe onderdelen?

Al te laat wanneer je het door krijgt
Problemen bij nieuwe onderdelen ontstaan in een vroeg stadium, maar je krijgt er uiteindelijk later last van. Bijvoorbeeld als er voor productie nieuwe systemen worden aangeschaft, maar tijdens de inkoopafspraak de afzet voor service & onderhoud niet meegenomen wordt. Of als alle voorraadstanden zijn bepaald op basis van een gestroomlijnde aanlever keten, maar de leverancier moet zijn eigen proces nog inrichten. Of als we al een aantal maanden weten dat er een nieuwe revisie komt, maar waarom zouden we daar de voorraadplanner van op de hoogte brengen?

De controle terugpakken
De oplossing bij bijna alle bedrijven is heel eentonig, we vragen het de maintenance engineer. Maar als het fout gaat dan krijgt de logistieke afdeling wel de schuld. We wijzen dan geïrriteerd met onze vinger naar de verkeerd verkregen informatie, maar de volgende keer herhalen we het gehele proces alsof we er niks van geleerd hebben. Hoe kunnen we als voorraadplanner deze vicieuze cirkel doorbreken en zorgen dat we meer controle pakken op het managen van nieuwe artikelen.

1. Pak de controle terug over je voorraadbeslissing

Een maintenance engineer heeft veel kennis over de systemen die gebruikt worden, de onderdelen voor service & onderhoud en faalkansen. Een voorraadplanner heeft veel verstand van de keten en alle schakels en obstakels daarbinnen. Wie van deze twee functionarissen zou uiteindelijk moeten gaan over de voorraadstand? Uiteraard moet je de inbreng van een maintenance engineer goed gebruiken bij het maken van een voorraadbeslissing, maar die inbreng is niet direct het eindproduct. Stel de juiste vragen en combineer zelf alle informatie tot een vraagvoorspelling en bestelpunt. 

V        Vraag informatie op uit de keten over faalkansen en kriticiteit – bij voorkeur aan de leverancier van het systeem of de onderdelen (hij zou het moeten weten!?)

V        Bepaal zelf de verwachte vraag

V        Houd rekening met te verwachten levertijden

X        Leg geen voorraad aan voor onderdelen die alleen preventieve vraag hebben. Deze aanvragen kan je beter reserveren en tijdig inkopen

X        Laat de maintenance engineer niet het bestelpunt bepalen
 

2. Pas je levertijden aan

Het is een persoonlijke ergernis, levertijden in ERP systemen die niet overeenkomen met de werkelijkheid. Ook voor nieuwe onderdelen vergeten we rekening te houden met de impact van de levertijd. Want eerste leveringen vanuit de leverancier zijn altijd langer en er ontstaat vaak meer onzekerheid door opstartproblemen. Hebben we onze vraagvoorspelling goed vastgelegd in het ERP systeem, dan zijn we dus altijd (onnodig) te laat. Bij het bepalen van je bestelpunt moet je rekening houden met de afwijkingen in de levertijd, het kan geen kwaad om extra veiligheidstijd van 1 of 2 maanden te creëren om de beschikbaarheid te waarborgen. Op deze manier zal het ERP systeem automatisch eerder gaan bestellen en komen de onderdelen op tijd binnen.

V        Extra veiligheidstijd voor nieuwe onderdelen
 

3. Maak gebruik van een beslisboom

Tot slot het maken van een voorraadbeslissing. Moet ik een artikel wel of niet op voorraad houden en hoeveel. Waar we bij andere artikelen onze voorspellingen kunnen baseren op historische data, is dat niet mogelijk voor nieuwe onderdelen. Daarom moeten andere kennisbronnen aangespoord worden. Het belangrijkste is om elk onderdeel niet als een nieuw probleem te beschouwen, dat lijdt tot willekeur, fouten en is tijdrovend. Zorg voor een gestandaardiseerde aanpak door het gebruik van een beslisboom.

Een beslisboom kan per organisatie, maar misschien ook per assortiment er anders uitzien. Het bevat onderdelen vanuit de gehele keten, waarbij we verschillende vragen kunnen stellen. Uiteindelijk valt het onderdeel in een bepaald bakje, dat bepaald of en hoeveel het artikel op voorraad moet komen.

  • Is het onderdeel kritisch?
  • Heeft het een lange levertijd?
  • Is de leverancier betrouwbaar?
  • Bestaat er een vervangend artikel?
  • Hoe groot is de faalkans?
  • Hoe vaak is het onderdeel actief in een asset?
  • Hoe duur is het artikel?

V      Gestandaardiseerde aanpak voor nieuwe onderdelen.

V      Haal veel informatie op bij schakels in de keten

Toch nog innovatief
Zoals gezegd, neem de controle over alle artikelen in jouw organisatie en ga aan de slag met Nieuw voor Nieuw, een nieuwe aanpak voor nieuwe onderdelen. Haal de informatie op vanuit de verschillende schakels in de keten en gebruik dit in je voordeel bij voorraadbeslissingen. Wees problemen voor die al lang bekend zijn en ga voor een gestandaardiseerde aanpak binnen jouw bedrijf. Maak eventueel gebruik van nieuwe technieken als Machine Learning om al deze nieuw verkregen informatie aan elkaar te knopen. Je zou een van de eerste zijn, toch nog best innovatief. 

Trots op onze

SLF Deelnemers